Aviso de Privacidad - Cafeto Website

AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CAFETO SOFTWARE S.A.S. — NIT 900.696.777-5

Última actualización: 26 de agosto de 2026

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: Cafeto Software S.A.S.

NIT: 900.696.777-5

Domicilio principal: Calle 13A #100-35, oficina 709, Edificio Torre Empresarial Ciudad Jardín, Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Teléfono: +57 312 802 5399

Correo de contacto para temas de datos personales: [email protected]

Sitio web: https://cafetosoftware.com

Cafeto Software S.A.S. actúa en conjunto con sus afiliadas Cafeto Software USA, LLC (Estados Unidos) y Cafeto Software México, S.A. de C.V. (México). En adelante, "Cafeto", "nosotros", "la Compañía" o "el Grupo Cafeto" se refiere a estas tres entidades en conjunto, salvo que el contexto indique lo contrario.

2. MARCO NORMATIVO

Este Aviso de Privacidad se rige por:

La Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20 (Habeas Data).
La Ley 1266 de 2008 (Habeas Data financiero).
La Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".
Los Decretos 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
Los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, reglamentarios de la Ley 1581 de 2012.
Los Decretos 1074 de 2015 y 1759 de 2016.
Las sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.
Las demás normas, decretos y tratados internacionales que resulten aplicables.
Cuando el Titular se encuentre en la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo, o cuando Cafeto ofrezca bienes o servicios a personas ubicadas allí, también aplicará el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos – RGPD), conforme a lo descrito en la sección 15 de este documento.

3. PRINCIPIOS

Cafeto vela por el respeto y aplicación de los siguientes principios rectores del tratamiento de datos personales (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012):

Legalidad: se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales.
Libertad: el tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán ser obtenidos ni divulgados sin dicha autorización, salvo mandato legal o de autoridad competente.
Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
Veracidad o calidad: la información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: se garantiza al Titular el derecho a acceder a la información sobre sus datos personales, salvo excepciones legales.
Acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
Seguridad: los datos serán protegidos mediante medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: las personas que administren o tengan acceso a las bases de datos de Cafeto se comprometen a mantenerlas de forma confidencial, incluso después de finalizada su relación contractual con la Compañía.

4. DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: el presente documento, mediante el cual se informa al Titular sobre las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa de su fallecimiento (heredero).

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos de salud, preferencias sexuales y datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por cuenta del Responsable, realiza el tratamiento de datos personales.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de este documento, el Responsable es Cafeto.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: ocurre cuando el Responsable y/o Encargado envía los datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera de Colombia, quien se responsabiliza de los mismos.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

Revocatoria: solicitud del Titular para dejar sin efecto la autorización previamente otorgada.

5. DATOS PERSONALES QUE RECOLECTAMOS

Dependiendo de cómo interactúe con nuestro sitio web y servicios, podemos recolectar:

Datos de identificación y contacto: nombre, apellido, correo electrónico, número de teléfono, cargo, nombre de la empresa.
Datos suministrados en formularios: información sobre el proyecto, necesidades técnicas o de personal que el Titular describe voluntariamente al solicitar una consulta o cotización, incluyendo los formularios gestionados a través de nuestras landing pages y campañas de Google Ads y redes sociales.
Datos de postulación laboral: hoja de vida, experiencia laboral, formación académica y referencias, recolectados a través de nuestra plataforma de reclutamiento (Job Adder) y del portal de vacantes.
Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo de permanencia, cookies y tecnologías similares (ver sección 12).
Datos derivados de la relación comercial: información de facturación y contacto de clientes y proveedores.
Datos de interacciones con nuestro chatbot: mensajes y datos de contacto que el Titular comparte voluntariamente al conversar con el asistente virtual del sitio web.
Datos de empleados y colaboradores: además de los datos recolectados a través del sitio web, Cafeto trata datos personales de sus empleados y colaboradores para fines de administración de personal, incluyendo nombre y apellido, número de identificación (cédula), fecha de nacimiento, género, dirección de correspondencia, correo electrónico, teléfono, estudios realizados, profesión, cuentas bancarias (para pago de nómina) y referencias personales, laborales o profesionales. Este Aviso de Privacidad aplica también a estos Titulares en lo pertinente.

Cafeto utiliza actualmente las siguientes herramientas para estos fines: chatbot del sitio web, Google Ads y anuncios en redes sociales, landing pages de campañas, y Job Adder como plataforma de gestión de reclutamiento. Estas herramientas actúan como Encargados del Tratamiento cuando procesan datos personales por cuenta de Cafeto.

Cafeto no recolecta de forma intencional datos sensibles (origen racial o étnico, ideología política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos) a través de este sitio web. Si el Titular incluye voluntariamente este tipo de información en un campo de texto libre, se le solicitará autorización expresa adicional o se eliminará dicha información.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados serán utilizados para:

1. Responder solicitudes de información, cotización o agendamiento de reuniones comerciales.

2. Gestionar la relación contractual con clientes y proveedores.

3. Evaluar postulaciones a vacantes publicadas por Cafeto.

4. Enviar comunicaciones comerciales, boletines o contenido de valor (blogs, guías, invitaciones a eventos), siempre que el Titular haya autorizado este fin específico.

5. Realizar análisis estadístico y de mejora de la experiencia del sitio web (analítica web, medición de tráfico).

6. Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables a Cafeto.

7. Prevenir fraude y proteger la seguridad del sitio web y de los sistemas de la Compañía.

8. Respecto de empleados y colaboradores: administrar la nómina y el pago de salarios; afiliar y gestionar trámites ante entidades de seguridad social, pensiones, riesgos laborales y cajas de compensación familiar; expedir certificaciones laborales; gestionar procesos de selección, evaluación de desempeño y bienestar; y dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social.

7. DERECHOS DEL TITULAR

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Cafeto.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado por Cafeto, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Consultas: el Titular podrá consultar sus datos personales enviando un correo a [email protected], indicando su nombre completo y el motivo de la consulta. Cafeto atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: si el Titular considera que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento a sus derechos, podrá presentar un reclamo al mismo correo, describiendo los hechos y adjuntando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, informando al Titular antes del vencimiento del primer término.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Dado que Cafeto opera a través de Cafeto Software S.A.S. (Colombia), Cafeto Software USA, LLC (Estados Unidos) y Cafeto Software México, S.A. de C.V. (México), y utiliza proveedores de infraestructura tecnológica que pueden almacenar información fuera de Colombia, algunos datos personales podrán ser transferidos o transmitidos internacionalmente entre estas afiliadas y hacia dichos proveedores. En estos casos, Cafeto adoptará las medidas exigidas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, incluyendo la verificación de que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos, o la suscripción de cláusulas contractuales que garanticen dicha protección, cuando así lo exija la normativa.

10. DEBERES DE CAFETO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Cafeto, cuando actúa como Responsable del Tratamiento, cumplirá con los siguientes deberes:

Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la sección 8 de este documento.

11. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

la fecha de publicación de este documento, Cafeto se encuentra en proceso de registrar sus bases de datos personales ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. Este Aviso de Privacidad se actualizará para incluir el número de radicado una vez el registro sea efectivo.

12. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web cafetosoftware.com utiliza cookies propias y de terceros para: (a) garantizar el funcionamiento técnico del sitio, (b) recordar preferencias del usuario (por ejemplo, idioma), y (c) realizar analítica de tráfico. Cafeto cuenta con un banner de gestión de consentimiento de cookies, mediante el cual el Titular puede aceptar, rechazar o configurar las cookies no esenciales antes de que estas se instalen, conforme al Decreto 1377 de 2013 y, cuando aplique, al RGPD. El Titular también puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; sin embargo, esto puede afectar la funcionalidad del sitio. Para más detalle sobre las categorías de cookies utilizadas, consulte el banner de cookies del sitio web.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Cafeto ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o divulgación no autorizada, en línea con el principio de seguridad del artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012.

14. TIEMPO DE CONSERVACIÓN

Cafeto conservará los datos personales del Titular durante todo el tiempo en que sean necesarios para las finalidades descritas en este documento, más diez (10) años adicionales, salvo que el Titular solicite antes la supresión de sus datos conforme a la sección 7, o que la normativa tributaria, contable, laboral o comercial exija un plazo distinto. Transcurrido este término, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

15. TRATAMIENTO DE DATOS DE TITULARES EN LA UNIÓN EUROPEA (RGPD)

Cuando Cafeto trate datos personales de personas ubicadas en la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo, actuará como Responsable del Tratamiento (Data Controller) conforme al Reglamento (UE) 2016/679, y reconoce adicionalmente los siguientes derechos del Titular, en la medida en que resulten aplicables:

Derecho de acceso (art. 15 RGPD).
Derecho de rectificación (art. 16 RGPD).
Derecho de supresión / "al olvido" (art. 17 RGPD).
Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD).
Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 RGPD).
Derecho de oposición al tratamiento (art. 21 RGPD).
Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas individuales, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos (art. 22 RGPD).
Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.
Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos de un Estado miembro de la UE.

La base jurídica del tratamiento dependerá de la finalidad concreta e incluirá, según el caso: el consentimiento del Titular (art. 6.1.a RGPD), la ejecución de un contrato o medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD), el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD), o el interés legítimo de Cafeto (art. 6.1.f RGPD), siempre que no prevalezcan los intereses o derechos y libertades fundamentales del Titular.

la fecha, Cafeto no tiene designado un representante en la Unión Europea o el Reino Unido conforme al artículo 27 del RGPD.

16. MENORES DE EDAD

Los servicios y el sitio web de Cafeto están dirigidos a empresas y profesionales, y no están diseñados para ser utilizados por menores de edad. Cafeto no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad sin la autorización de sus padres, representantes legales o tutores.

17. MODIFICACIONES AL PRESENTE AVISO

Cafeto podrá modificar este Aviso de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado a través del sitio web, indicando la fecha de la última actualización en la parte superior de este documento.

18. CONTACTO

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos en este documento, o para resolver dudas sobre el tratamiento de sus datos personales, puede escribir a: [email protected]